ماهية فرق العمل.فرق العمل المفهوم والاهمية.خصائص فريق العمل والعوامل المؤثرة على أدائه
ماهية فريق العمل
عالم اليوم أصبح عالماً يزداد تعقيداً ، وأصبح مبدأ " رأيان أفضل من رأي " مهماً جدا في عملية تطوير العمل الإداري ، ولهذا يجب على الإداريين بعد تطوير أسلوب تفكير إبداعي أن يبدأوا بعمل نشاطات جماعية ، ولكن وللأسف يُظهر بعض الإداريين أسلوب إدارة مسيطر ومتحكم ، وهذا يمنع النشاطات الجماعية ، ولتفادي هذا الوضع يجب أن تسعى الإدارة للحصول على الأهداف التالية في فريق العمل :
- تقليل النـزاعات عند مواجهة الآراء المختلفة.
- تقاسم النجاح بين جميع الأفراد الذين شاركوا في المشروع.
- تبادل الآراء بصدق.
- الإجماع على القرارات والخطط.
- أهداف مشتركة بين جميع أفراد الفريق.
- تقاسم الخبرة والالتزام بنجاح المشروع ، وليس النجاح الشخصي.
إن بناء وإدارة فريق العمل يحتاج مهارات قيادية كالتفاوض وتحفيز الآخرين وحل النـزاعات وتوزيع المصادر والإبقاء على أهداف المجموعة ومعنوياتها ، و أيضاً يتطلب مهارات كالنقد البنّاء والتواصل وتحمل المسؤولية.
تنتهج الشركة أنظمة تعتمد أسلوب المجموعات في عملياتها ، وهنا يصبح موضوع تنمية مهارات إدارية فعالة ضمن فريق العمل أمراً حيوياً يجعل لزاما على الإدارة أن تبتكر نظاما لمراقبة الأداء الإداري بين أفراد الفريق ، وعند تحديد نقاط الضعف يجب المباشرة باتخاذ الإجراءات العلاجية عن طريق برامج التدريب وخطط التطوير الذاتي ، وعند الفشل بعلاج هذه المشاكل يجب النظر بإعادة تشكيل عضوية فريق المشروع .
تعريف فريق العمل :
الفريق مجموعة من الأفراد يشتركون في أداء عمل موحد ، ويتحمل كل فرد منهم مسؤوليات ومهام جزئية معينة في هذا العمل ، ولدى أفراد الفريق التعاطف والانتماء الذي يساعدهم على سهولة الأداء والرضا عن هذا العمل ، والفريق يعني وجود نوع من التفاعل والتداخل بين الأعضاء يتوقف على طبيعة المهمة الموكولة إليه لأدائها وكذلك مقدرة كل فرد من أفراد الفريق على إنجازها ، ولا تستطيع مجموعة من الأفراد أن تعمل كفريق إلا بعد أن يحدث التعارف بين أعضائها ويتم تحديد الأدوار لكل عضو فيها داخل نطاق عمل الفريق وفي اتجاه تحقيق الهدف . ومن الضروري أيضاً أن يكون كل فرد من أفراد الفريق مؤهلاً للقيام بالعمل الذي يتحمل مسئوليته ، بجانب توافر الرغبة للمشاركة والتعاون مع بقية الأعضاء للسعي لتحقيق الهدف .
ويمكننا هنا التعرف أيضا على مفهوم الجماعة والتي توصف بأنها عدد من الأفراد لهم مجموعة مشتركة من الأهداف يعملون على تحقيقها ، وتتميز الجماعة بالخصائص التالية :
1. الاتصالات بين الأفراد مفتوحة.
2. يوجد انسجام بين أعضاء الجماعة لأن لهم صفات مشتركة في الخلفية التعليمية أو الخلفية الوظيفية أو السياسية .
3. درجة عالية من التفاعل والمشاركة بين الأعضاء .
4. تعمل الجماعة بصورة مستقلة عن التنظيم الرسمي للمنشأة .
5. تنشأ الجماعة خصيصا لتحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف .
الفرق بين الفريق والجماعة
هناك تشابه كبير بين الجماعة والفريق ، ولكن الفرق يكمن في أن الفريق جماعة لها قائد ، والفريق ليس ديمقراطياً في إدارته مثل الجماعة بالرغم مما يتمتع به أعضاء الفريق من حقوق في التعبير عن آرائهم ومعتقداتهم ، إلا أن كل ذلك مرتبط بأن يكون موجها لصالح الفريق والعمل للوصول إلى الهدف الموضوع له سواء كان مشاركاً في صناعة هذا الهدف أو محدداً له من جهات أخرى .
وأهم ما يميز الفريق عن الجماعة هو أن عضو الفريق يكون أكثر ارتباطاً بالمفهوم التنظيمي للمنظمة التي يعمل فيها من حيث الالتزام باللوائح والنظم والتعليمات المكتوبة ، بجانب ما يصدر إليه من أوامر من القائد ، أو أن يكون على استعداد لأن يتنازل عن رأيه إذا كان مخالفاً لمصلحة العمل الجماعي . وربما تكون مساحة الحركة في الجماعة أكبر من حيث تحديد وصياغة الهدف وربما المشاركة في اختيار القائد وإجراء التعديل والتغيير .
وحدات فريق العمل
إن أكثر الفرق نجاحاً وإنتاجية هي التي تتكون من مجموعة أفراد تربطهم علاقات عمل في موقع واحد في منظمة واحدة ، ويضيف البعض إلى ذلك المستوى الاجتماعي المتقارب بين أعضاء هذا الفريق أو عدم وجود تفاوتات كبيرة بينهم في مستوى المعيشة . ويصبح من الأهمية عند التفكير في بناء الفريق التحرك في ظل القوانين والقواعد المحددة للعمل ، وليس معنى ذلك عدم السعي لاستخدام كل الوسائل الممكنة للنجاح في هذه المهمة . وشعور عضو الفريق على سبيل المثال بحرية الدخول في عضوية الفريق أو الخروج منها عامل هام يجعل وجوده في الفريق بناء على رغبته مما يزيد حبه للعمل مع بقية أعضاء الفريق والحرص على الانتماء إليهم ، إلا أن ذلك قد لا يكون ممكناً في كل الأحوال التنظيمية ، ولكن يجب التقليل شعور الإجبار على عضوية الفريق وصعوبة أو استحالة الانسحاب .
ومن العوامل الهامة التي تساعد على التكوين الجيد للفريق في البداية هو جعل الأعضاء المرشحين لتكوين الفريق يختارون بعضهم ، ويمكن أن يكون ذلك بشكل استشاري أو مشاركة بعضهم في الاختيار ، ومن الطبيعي أن يكون ذلك بشكل متقن من جانب ، ومن جانب آخر استخدام مهارات المدير أو المشرف في التوجيه والشرح للأعضاء على أهمية ضم الكفاءات والخبرات المناسبة حتى يسهل على الفريق أداء مهامه .
وحتى عند انسحاب عضو سواء من نفسه أو بتوصية القائد ، فعلى القائد أن يوضح أن ذلك لا ينقص من قدرات العضو غير المناسبة للعمل مع هذا الفريق ، والتي يمكن أن تناسب العمل مع فريق آخر بصورة تجعله أكثر فاعلية .
أنواع فرق العمل :
يعتمد نوع فريق العمل بشكل عام على عدد من العوامل من أهمها نوع المهمة أو المهمات المطلوب منه تحقيقها ، وعادة ما تتداخل هذه الأنواع حسب طبيعة المهمة ، سواء أكانت متخصصة تعالج هدف تكتيكي ، أو فرق عمل شاملة تهتم بالقضايا الاستراتيجية التي تنفذ أهداف المؤسسات بعيدة المدى والتي تتبناها الإدارات العليا فيها ، وهناك أنواع مختلفة من الفرق يخدم كل منها هدفاًَ محدداًَ, ولكل منها خصائصه المميزة .
فرق المهام الكبيرة :
حيث تقوم هذه الفرق بتحديد الفرص المتاحة للمنظمـة وتقدير احتياجاتها ، كما تقوم بوضع الإطار الفلسفي العام وتحديد السياســات والاتجاهات العامة, ثم تضع الأهداف وعمل خطط العمل التنفيذية وتحديد الموارد اللازمة لتحقيقها ، وتقوم بمتابعة التقدم المحقق وقياسه وكتابة التقارير المتعلقة بالأداء. ويقع على عاتقها أيضاً تحديد المواعيد النهائية لتحقيق الأهداف ، ويجب أن يكون بين أعضائها ممثلون للمستويات الإدارية المختلفة. وهى تحتاج إلى اجتماعات مطولة لفترات زمنية طويلة .
فرق المهام المحددة :
ويتراوح عدد أفرادها بين 5 و 8 أعضاء , ويعتمد الانضمام إليها على الخبرة ، وهي تحتاج إلى عدة اجتماعات مطولة لفترات في فترة زمنية محدودة ، وغالباً ما يطلب منها حل المشكلات أو تقدير الفرص المتاحة في السوق ، وقد يطلب من فرق أخرى إتمام ما قامت به من أعمال .
فرق حل المشكلات :
وهي الفرق التي يتم بناؤها وتكوينها من أجل حل مشكلة أو مشكلات معينة ، ودور تلك الفرق هو تحديد عدد من الجوانب في أداء المنظمة والتي تعطل أعمالها ، ومن خلالها يتم دراسة المشكلة وتحديد الحلول الممكنة لمعالجة تلك المشاكل ، مع إمكانية القيام بعمليات تنفيذ الحلول من خلالها .
فرق تحسين الجودة :
يتشكل أعضاؤها من وحدة وظيفية واحدة ويعملون سوياً لتحسين مستوى الجودة أو الإنتاجية أو الخدمات ، ويكون العمل بها تطوعياً وليس لها أي سلطة تنفيذية حيث يقع عبء التنفيذ على الإدارة, التي تلعب دوراً محدوداً في توجيهها .
الفرق الموجهة ذاتياً :
ويتشكل أعضاؤها عادة من وحدة وظيفية واحدة ، ويكونون مسئولين عن أداء عملية متكاملة ، ويتم تدريب أعضاء هذه الفرق على المهارات اللازمة للعمل قبل البدء فيه , على أن يتولى الفريق فيما بعد تحديد الاحتياجات التدريبية المطلوبة لأعضائه ، وهنا تكون القيادة دورية بين أعضاء الفريق وتتخذ القرارات بمشـاركة الجميع ، ويقوم أعضاء الفريق بتحديد الأهـداف ومراجعة الأعمال وقياس مستوى الأداء والتنسيق مع الإدارات الأخرى ، ويتولى الفريق الإجراءات التأديبية والجزائية داخلياً .
فرق الإدارة الذاتية :
تعمل بمستويات مختلفة من السلطة وبدون مدير مرئي ، تتعاقد مع الإدارة للاضطلاع بمسئولياتها بالإضافة لقيامها بالمهام المحددة والتي تشمل التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة ، تتعلم وتشارك في الوظائف التي غالباً ما يؤديها المديرون ، وتكون اجتماعاتها أسبوعية ، هذه الفرق تصمم وتنفذ التدريب اللازم لأعضائها , وهي تعين وتوجه أعضاءها الجدد , وتحدد مستويات الأداء وتقيسه وتقدم إفادة مرتدة عنه ، وتكون مسئولة أثناء التنفيذ .
خصائص فريق العمل والعوامل المؤثرة على أدائه
إن الاعتماد على أسلوب الفرق في الإدارة يعد أحد أساسيات نجاح العمل في المنظمات بشكل عام ، ومن هنا كان لا بد لهذه الفرق أن تتمتع بعدد من المواصفات والخصائص التي ترقى بمستوى تعاونه ونجاحه في القيام بجميع المهام الموكلة له على وجهٍ كامل ومميز ، وبالتالي يمكننا التعرف على عدد من الخصائص التي يتحلى بها فريق العمل الفعّال ومن بينها :
مواصفات الفريق الفعّال :
• بجب أن يراعى الفريق التغيير الذي يمكن أن يحدث لبعض الأعضاء عند تغيير البيئة التي كان يعمل بها .
• أعضاء الفريق يستمعون وينصتون ويستوضحون ما يقال لهم ويظهرون اهتماماتهم لأقوال وأفعال وإحساس الآخرين.
• استثمار الاختلاف في الرأي بين أعضاء الفريق للوصول إلى أفضل المقترحات أو الحلول ، حيث يشجع ذلك على انطلاق العضو نحو الابتكار.
• أعضاء الفريق يتشاركون في الإحساس بأهمية الهدف الذي يعملون من أجل تحقيقه على مستوى الفريق أو على مستوى المنظمة وتوفر الرغبة لديهم لتحقيق ذلك .
• وعي أعضاء الفريق بطبيعة عملهم ، والاهتمام بالعمليات التي تحقق النتيجة المطلوبة ، وفي نفس الوقت اختيار القواعد التي يعمل بها الفريق.
• التحديد الدقيق لموارد الفريق واستخدامها طبقا للحاجة إليها والوقت المعطى لهم ، ويمكن لأعضاء الفريق الاستعانة بالخبرات التي تخدم تحقيق الهدف.
• يتعامل الفريق مع الاختلافات ويركز عليها حتى يصل إلى حلول مناسبة أو يجد طريقاً آخر لعلاجها بحيث لا نعمل على تخفيض فاعلية الأفراد في المشاركة في نشاط الفريق.
• توازن الأدوار ومشاركة كل أعضاء الفريق في تسهيل تنفيذ المهام وشعور أعضاء الفريق بأهميتهم في الفريق.
• العمل على تشجيع المخاطرة والابتكار ، حيث يجب التعامل مع الأخطاء التي يرتكبها بعض الأعضاء على أنها مادة للتعليم أكثر منها أسبابا لتوقيع الجزاء .
• يدخر الفريق جهده في اتجاه حل المشكلات أكثر من السماح لها بزيادة الصراعات وخلق موضوعات أو مجالات للتنافس الممر بين الأفراد أعضاء الفريق .
• أعضاء الفريق يجتمعون كل فترة زمنية معينة لتقييم أداء الفريق.
• الفريق يشجع ويجذب الأعضاء الأكثر نشاطاً ، واضعين في الاعتبار أنهم مصادر تطويره وظيفيا وشخصيا.
• تطوير مناخ الثقة أهم العناصر على الإطلاق الذي يسهل تحقيق العناصر السابقة .
العوامل المؤثرة على فاعلية فريق العمل
مع احتراف وفاعلية فريق العمل وتمتعه بالمواصفات والخصائص المطلوبة إلا أن هناك العديد من المحددات والعوامل التي تقف عقبة في طريق نجاح فريق العمل في القيام بمهامه على الوجه المطلوب وهنا على المخطط لزاماً دراسة اثر هذه العوامل على أداء الفريق ومحاولة إما إضعاف آثارها السلبية عليه ، أو التواؤم معها وتحويلها لمصلحته ، وتتنوع هذه المحددات بشكل رئيسي بين محددات داخلية وخارجية ، والشكل التالي يوضح بعض هذه العوامل وصورها المختلفة :
وهنا عليك كمتدرب مراجعة هذه العوامل والمحددات ، ومحاولة أخذ فكرة شاملة عمّا يمكن أن تؤديه ، وما هي الخطوات التي تقود إلى السيطرة عليها .
قواعد نظام عمل الفريق
إن حفظ نظام العمل يتطلب اتباع عدد من القواعد الخاصة بالسلوك داخل مكان العمل مهارة من جانب المشرفين والمديرين ، وينجح بعض المشرفين في تنمية الرغبة في إتباع القواعد المطلوبة دون حاجة إلى استخدام سلطتهم وتوقيع الجزاءات ، بينما لا ينجح غيرهم من المشرفين بدون الاستخدام المتكرر للعقاب والتهديد وهناك نوع آخر من المشرفين الذين يسمحون بأن يخالف أعضاء فريقهم القواعد دون خوف من العقاب .
إن وجود لوائح ونظم تحكم وتضبط سلوك أفراد الفريق يعتبر مدخل هام لبناء الفريق ، وهناك بعض من القواعد العامة التي يتم تحديدها من خلال القوانين العامة و اللوائح الخاصة بالمنظمة ، ويساعد ذلك على سهولة ضبط إيقاع كل عضو في العمل مع الآخرين .
والواجب عدم اللجوء للعقاب وتوقيع الجزاء قبل استنفاد كافة الوسائل الأخرى ، حيث يجب محاولة معرفة مشكلات الفرد أولاً ومحاولة المساعدة في اتجاه التغلب عليها . وقد لا يكون هنالك مفر من العقاب إذا كان هنالك تأكد لدى الفريق بعدالة القواعد الموضوعة للنظام فإنهم يحترمونها ولا يخالفونها ، وذلك ليس خوفاً من العقاب ولكن لأن الفرد العادي يؤمن بأداء عمله بالطريقة الملائمة والمرتبطة بالقواعد المعقولة العادلة .
ومن هذا المنطلق فإنه على إدارة الفريق خلق الجو المناسب الذي يشعر فيه العاملون بعدالة النظم الموضوعة وإتباعها طواعية ، وفي هذه الحالة يستطيع الفريق كمجموعة أن يضغط على المخالفين من أجل دفعهم لمراعاة هذه القواعد الموضوعة ، ويقلل من حاجة الإدارة إلى استخدام أسلوب توقيع العقاب .
وهذا لا ينفي أهمية أن تشمل القواعد التي تحكم عمل الفريق الجزاءات والعقوبات التي تصبح ضرورية إذا كان بعض الأفراد لا يراعون النظام دون ضغط أو خوف من العقاب .
يتبع
الإثنين 15 مايو - 11:57
