مما لا شك أن استخدام الحاسب الالكتروني باختلاف أنواعه في مجال العمل المحاسبي ضرورة تقتضيها طبيعة العمل ذاته من ناحية، ومن ناحية أخرى لما يمكن أن تحققه هذه الوسيلة من مزايا وفوائد.
ومن أهم هذه المزايا ما يلي:
• الدقة والسرعة في إعداد المستندات وإجراء العمليات الحسابية، وتنفيذ الإجراءات المحاسبية مثل: عمليات التسجيل، التبويب، التحليل، وحفظ المستندات. وهذا يؤدي بدوره إلي توفير الوقت والمجهود، وتقليل حجم الأخطاء الحسابية، وتخفيض تكاليف تشغيل العمليات الحسابية التي تقوم بها المنشأة.
• تحسين عملية حفظ الدفاتر والمستندات المحاسبية وتسهيل عمليات تجميعها وتخزينها واسترجاعها في شكل معلومات لإدارة المنشأة.
• سرعة إنجاز العمليات المتشابهة في وقت واحد، وتسجيل عدد كبير من العمليات المحاسبية، واستخدام عدد أقل من الأفراد في وقت قصير.
• أحكام الرقابة الداخلية والذاتية على تنفيذ العمليات، بحيث يمكن تلافي الأخطاء في مراحل التشغيل المختلفة أول بأول. مما يحقق الدقة في استخراج المعلومات والنتائج النهائية، وذلك نظراً لاحتواء الحاسوب على وسائل للضبط والرقابة والتحقق من النتائج، تمكن لإدارة من التثبت من صحة العمليات.
• زيادة الثقة في المعلومات الناتجة من التشغيل على الحاسب الالكتروني والمعروضة في التقارير، بحيث يمكن استخدامها من قبل متخذي القرارات، كأساس سليم و موثوق به لاتخاذ القرارات.
• تحسين عمليات الرقابة واتخاذ القرارات، عن طريق زيادة كفاءة أنظمة الرقابة الإدارية وتقديم المعلومات والتقارير المناسبة، بالإضافة إلى سرعة توصيل معلومات التغذية العكسية الناتجة عن تطبيق القرارات.
• كذلك يؤدي استخدام الحاسب إلى توفير المرونة الكاملة في تصميم نظم المعلومات المحاسبية، من خلال خزن واسترجاع المعلومات في الوقت المناسب، نظراً لاحتوائه على قاعدة بيانات متطورة، وهي أهم ما يميز الحاسبات في مجال الأعمال المحتسبة.
وأخيراً يساعد استخدام الحاسوب في تطبيق وتزاوج أساليب المعرفة الأخرى مثل: أساليب بحوث العمليات، مما يساعد بدوره على إنشاء نظام متكامل للمعلومات المحاسبية والإدارية، وفتح آفاق جديدة للأبحاث والدراسات العلمية والعملية.
كما يجب مراعاة أن مزايا الحاسوب وفوائده المحققه عموماً أمر يعود إلي المستخدم أو إدارة المنشأة، فهي الجهة الوحيدة القادرة على تحديد مدى ما يمنحه الحاسب من منافع من جراء تشغيل أنظمة المعلومات بصفة عامة، ونظم المعلومات المحاسبية بصفة خاصة. كما ، أنه لا بد من خلق موازنة ومفاضلة، من خلال دراسة تقوم بها الإدارة وبمعاونة الخبراء في تحليل النظم، ما بين الفوائد المتوقعة من استخدام الحاسوب، وبين تكاليف تشغيله، حتى يمكن الوصول لاستخدام اقتصادي رشيد للحاسوب، بمعني أن تفوق المنافع الناتجة عنه تكاليفه. كما يجب مراعاة أن التكاليف يمكن قياسها بشيء من الدقة، إلا أن جانب الفوائد يصعب قياسه أو التعبير عنه كمياً، حيث يصعب قياس الفائدة التي تعود على الإدارة من دقة المعلومات أو سرعة الحصول عليها. لذا فالقرار الخاص باستخدام الحاسب من عدمه قرار شخصي يجب أن تتخذه الإدارة بنفسها بعد الإطلاع على الدراسات التمهيدية، التي يقوم بها الخبراء في ذلك، ومن ثم فإن الإدارة أقدر من غيرها على تقدير الفوائد والمزايا التي ستعود على المنشأة من جراء استخدام الحاسوب. هذا وجدير بالذكر أن الدراسات التمهيدية لإقرار استخدام الحاسوب من عدمه
تتوقف عادة على ثلاثة خطوات رئيسية هي:
- تحديد تكاليف تأدية العمليات المحاسبية عند إتباع النظام اليدوي.
- تحديد تكاليف تأدية العمليات المحاسبية عند إتباع نظام الحاسب الالكتروني.
- مقارنة تكاليف تأدية العمليات المحاسبية عند إتباع النظام اليدوي بتكاليف تأديتها عند إتباع النظام الإلكتروني واستخلاص نتائج المقارنة بين النظامين.
وبناء على نتيجة المقارنة يتم استخدام الحاسوب إذا تبين أنه يؤدي إلي خلق وفورات في تكاليف تشغيل العمليات، و إلا فعدم استخدامه إن لم يحقق وفورات. ومع ذلك قد تتخذ بعض الإدارات قرارات جريئة باستخدام الحاسوب، مع علمها بأنه قد يشكل نوعاً ما عبئاً مالياً عليها، ولكن قد تجد الإدارة المبرر لتحمل هذه الزيادة في تكاليف التشغيل السنوية عند إتباع نظام الحاسوب، نتيجة لتوافر بعض المزايا الإضافية التي يحققها الحاسوب في مجال أعمالها المحاسبية ومن ثم استخدامه. وعليه ، أنه ينبغي دائماً مراعاة المزايا الإضافية المترتبة على استخدام نظام الحاسوب في إدارة نظم المعلومات المحاسبية عند إجراء الدراسات التمهيدية.
استخدامات الحاسب الآلى فى مجال الصحافة
عندما تطور إنتاج الكلمة المطبوعة من عصر المعدن الساخن إلى مرحلة الصف التصويري أو ما يطلق عليها الطباعة البادرة، اعتبرت هذه النقلة ثورة في علم صناعة الصحافة.
وما هي إلا سنوات قليلة حتى شهد ربع القرن الأخير بوادر ثورة جديدة في وسائل الاتصال وتكنولوجيا المعلومات، وكان من أبرز مظاهرها، هيمنة الحاسبات الآلية وأشعة الليزر والأقمار الصناعية على شكل الاتصال ومحتواه.
وقد تأثرت صناعة الصحف إلى حد كبير بهذه المستحدثات التكنولوجية، خاصة حينما أخذت الحاسبات الآلية تحتل مكانها تدريجيًا في صالات التحرير والجمع بالصحف الأمريكية الكبرى.
ورغم تقبل هذه التقنية بنوع من الفتور والحذر في بادئ الأمر – حيث ساد قلق بشأن التغيير الذي سيطرأ على عادات العمل في الأقسام التحريررية والإنتاجية – إلا أنه بمرور الوقت بدأ المحررون في التعامل مع الحاسب، وأتيحتْ لهم فرصة التعرف على إمكانية في معالجة الكلمات word procession وبخاصة بعد أن أمكن حل مشكلة الوصلات بين أقسام الكلمة HYPHEN في اللغة اللاتينية وكذلك تحاذي بدايات ونهايات أسطر الحروف.
كما استفادت الصحف بإمكانات الحاسب الآلي باستخدامها " المحرر الإلكتروني" ELECTRONIC EDITOR وهو عبارة عن شاشة فيديو متصلة بكمبيوتر يتم خلالها إعداد المقالات والمواد الأخبارية في الصحيفة في شكلها النهائي.
وفي إحصاء أجري في عام 1980 ظهر أن 1760 جريدة يومية في الولايات المتحدة الأمريكية تستخدم " المحرر الإلكتروني " أي بنسبة بلغت 40% من الصحف الصادرة يوميًا. وفي الواقع فإن هذه الأجهزة الحديثة لها دور فعال في تحسين نوعية التحريرر وذلك عن طريق التغيير أو الإضافة أو حذف بعض الكلمات من المضمون بجهد أقل وقت أسرع ومن المزايا الأخرى للكمبيوتر في العملية التحريررية أنه بإمكان بعض المؤسسات الصحفية أن تزود مراسليها بحاسبات صغيرة محمولة وكاميرات رقمية بحيث يمكنه أن يزود صحيفته من خارج بلده بجميع موضوعاته وصوره رقميًا وفي الحال بدون عناء يذكر وهو بعمله هذا يوفر على مؤسسته الصحفية الكثير من المال والجهد والوقت.
كذلك ظهر نظام الصف والمراجعة الإلكترونية ELECTR ONIC EDITINC الذي يجلس فيه المندوبون والكتاب أمام شاشات حاسباتهم الشخصية لصف مادتهم الصحفية عبر لوحة مفاتيح. ثم ترسل المادة آلـيًا إلى مسؤولي التحريرر والمراجعين الذين يعيدون صياغة القصص الأخبارية وكتابة العناوين، بعدها يتم تمرير المادة إلكترونيًا إلى الحاسبات الخاصة بقسم السكرتارية الفنية التي تتولي إعداد الصفحات وعمل مونتاج لها على الشاشة مباشرة. وهكذا فإن النظام الجديد قد ألغى جامعي الحروف الآدميين ولم تعد هناك حاجة لأن يعاد إدخال القصة الخبرية بواسطة لوحة مفاتيح ثانية كما كان يتم في الماضي، حيث كان المحرر يكتب القصة بخط اليد ثم يتولى جامع الحروف تنفيذها على جهاز الجمع، مع ما يتيح ذلك من احتمال إضافة مزيد من الأخطاء.
ورغم استخدام الحاسب في العملية التحريررية ومع تزايد البرامج الخاصة بمعالجة النصوص وتدقيقها النحوي والإملائي، فأنه لم يأت بعد الوقت الذي تحل فيه أزرار الحاسب وشاشاته محل عقل وفكر المحررين المبدعين، ومهما بلغت دقة الحاسب وسرعته في أداء المهام التحريررية، إلا أنه لا بد من عقل بشري يوجهه ويحدد له المطلوب بدقة، ليمارس دوره بآلية خاصة وفق النظام أو البرنامج الذي يعمل به واللغة التي تتوافق معه.
ومن الإمكانات الأخرى التي أتاحها الكمبيوتر، إمكانية تخزين المادة المجموعة وكذلك الصور على هيئة رقمية DICGTAL FORM على اسطوانة ممغنطة DISK لاسترجاعها حين الحاجة إليها.
وقد أدي ذلك إلى تغيير حقيقي في جوهر العملية الإنتاجية، ومكوناتها المادة، فمن ناحية أصبح المحررون يعتمدون بالأساس في إعداد موادهم التحريررية على الشاشات والتي حلت محل الورق في مرحلة إعداد المادة الصحفية، كما حلت محل الورق والقصص واللصق في مراحل المونتاج داخل صالة الإنتاج الصحفي، ومن ثم عرفت الصحف الأوربية والأمريكية مهام ووظائف جديدة منها وظيفة محرر الإنتاج. PRODUCTOON EDITOR.
وبحلول عام 1972 بدأت الصحف الأمريكية تجربة تصميم صفحات كاملة على شاشات الحاسب بعد أن اقتصرت محاولاًتها الأولي على المساحات الإعلانية، وتدريجيًا أخرجت المادة التحريررية في الصحف وهو الأسلوب الذي أطلق عليه التصحيف الإلكتروني PAGINATION.
وبحلول عام 1982 بدأت الصحف الأمريكية تجربة تصميم صفحات كاملة على شاشات الحاسب بعد أن اقتصرت محاولاًتها الأولي على المساحات الإعلانية، تدريجيًا أخرجت المادة التحريررية في الصفحات وهو الأسلوب الذي أطلق عليه التصحيف الإلكتروني PAGINATION. ووفق هذا النظام فإن سكرتير التحريرر الذي يجلس أمام شاشة الحاسب، تصله المادة التحريررية فيقوم بتجريب عدة اختيارات للمواقع التي يمكن أن تشغلها الصفحة وكذلك التصميمات الملائمة للحروف وأحجام العناوين ومساحات الصور.
وبجانب استخدام الحاسب الآلي في مراحل ما قبل الطبع PREPRESS في الصحف الأمريكية، وظفته الصحف في الإعلان والتسويق وجمع معلومات عن المستهلكين وإتاحتها للمعلنين والعكس، كما استخدام الحاسب في العملية الطباعة ذاتها.
إلى جانب الطباعة، وظفت بعض الصحف الأمريكية الحاسب الآلي في عملية التوزيع، وأمكن لها تخفيض تكلفة التوزيع كما أمكن لبرامج الحاسب الآلي تحقيق العديد من مزايا نشر وتداول الصحف وهو ما حدث في صحيفة " التايمز" والتي تعمل بنظام التوزيع المعتمد على الحاسب الآلي (COMPUTER- BASED CLRCULATION SYSTEMS) وتوفر هذه النظم بيانات كاملة عن المشتركين على شاشة الحساب الآلي ومن ثم يكون لدي إدارة التوزيع بالصحيفة معلومات كاملة عن القراء، يمكن بيعها للمعلنين وللعديد من الصحف الأخرى.
أما في مصر فقد بدأ الاعتماد الحاسب الآلي في بادئ الأمر وفي مرحلة مبكرة من الستينيات وذلك لتطوير آلات جمع الحروف، الجمع الساخن الذي يعتمد على تقنية لا تثقيب لشريط ورقي ثم الصب أو السبك، وفي مرحله لاحقة التحكم في عمل آلات الجمع التصويري، إلى أن دخلت الحاسبات الآلية تدريجيًا دور الصحف المصرية لتشارك الآن في عملية الإنتاج الصحفي.
الإثنين 15 مايو - 11:57
