بحث عن عملية تطوير ومعالجة البيانات - بحث مفصل عن عملية تطوير ومعالجة البيانات

بحث عن عملية تطوير ومعالجة البيانات - بحث مفصل عن عملية تطوير ومعالجة البيانات

بمراحل اربع
أولا ً : تحليل النظام :
ثانيا : تصميم النظام :
ثالثا : التنفيذ ( أو البرمجة )
رابعا : المتابعه والتقويم
الكثير من المبرمجين يتعاملون مع أول مرحلتين ، علي أنهما تحصيل حاصل ، و أنه يمكن تجاوزهما بناء علي الفهلوة أو الخبرة – تبعا لنظرية : العلم في الرأس مش في الكراس.
و لا أخفيكم أني كثيرا ما أفعل هذا ، و لكن لإتباع الأسلوب العلمي في إعداد البرنامج فوائد جمة، أهمها هو التوثيق و سهولة استرجاع معلومات التصميم سواء من المبرمج نفسه أو من من يكمل العمل بعده في نفس البرنامج
و هذا يقودني إلي كلمة طالما تحدثت عنها مع إخوان لكم في مواقع مماثلة ، و لكن دائما كانت تلقي القبول و ليس لها حظ كبير من التنفيذ ، ألا و هي " التوثيـــــــــــــــق "
و هذه الكلمة كما لها علاقة بالأكسس و البرمجة ، لها علاقة كبيرة بحياتنا كلها ، لذا أستميحكم عذرا أن أعرض لها علي عجالة قبل أن أكمل التوثيق و تناقل و حفظ الخبرات
الفرق الأساسي و الكبير (( من وجهة نظري المتواضعة )) بيننا و بين ما يسمونه دول العالم الأول من ناحية الإدارة ، هو النظام الإداري الموثق المتبع في كل شيء في العمل ، و عليه فيتم تناقل الخبرات بصورة كبيرة و دائما هناك إكمال للمسيرة و البداية من حيث أنتهي الآخرون و ليس من الصفر
فالمؤسسات صغرت أم كبرت ، لديها نظام إداري محكم و مكتوب ، و الجميع يلتزم به و يعرف حقوقه وواجباته ، و المشاكل يتم توثيقها ليستفيد بها الغير . و لكي تتضح الصورة لما أقصد سأضرب لكم مثلين تعرضت لهما شخصيا في العمل مع الأجانب ، و أثرا في كثيرا.

الأول كنت أعمل في إحدى الدول العربية ، و كنت أتبع أحد الأجانب إداريا. و طلب مني القيام بعمل ما و إطلاعه علي أل Procedure أو وثيقة الإجراءات للعمل الذي سأقوم به قبل البدء.
فاستغربته ، و ظننت أني بإنجاز العمل مباشرة سأبهره ، و فعلا أعددته بسرعة و عرضته عليه ، فاستغرب جدا ، و قال لي " لا يمكن أن يقوم إنجليزي يعمل في شركة كبيرة بمثل هذا العمل قبل أن يكون هناك وثيقة مكتوبة لأسلوب العمل " و أصر و أراني وثيقة مماثلة لما يقصد ، و بعد قراءتها و إعداد مثيلة لها علي مضض ، فهمت المغزى من وراء ذلك.
هذه الوثيقة تم فيها تحديد المعايير المختلفة لأسلوب العمل ، و تحديد الفرضيات التي يم بناء الحسابات عليها ، باختصار وصف لكل ما كنت سأضطر لشرحه لأي شخص يريد فهم تفاصيل العمل الذي قمت به ، و مع الوقت وفرت علي هذه الوثيقة الكثير من الكلام عند مراجعة هذا العمل مع أشخاص مختلفين ، و عند تسليم هذا العمل لشخص آخر ، و أيضا حينما أعيد إسناد نفس العمل لي في وقت لاحق .
أيضا أثناء مناقشة مشكلة فنية ، تصورت أن المرجع الوحيد للمناقشة هو الخبرة و المنطق ، و بعد فترة من النقاش ، أخرج الأجنبي ملفات و رجع إليها ، ثم قال عندما اتبع هذا الحل في بلد كذا في مشروع كذا .. كانت العيوب كذا .. و الحل الآخر .. ميزاته كذا .. و ... ، يعني وجدت خبرة شركته في جميع أنحاء العالم منذ عشرات السنين موثقة و مكتوبة و متاحة له و لباقي مسئولي الشركة . و هنا أدركت أهمية التوثيق و تناقل الخبرات ، و عرفت أحد أهم أسباب ما قد يسمي بالتقدم الإداري و التخلف الإداري ، ألا و هو التوثيق نعود لموضوعنا

و عليه فان توثيق البرنامج من الأهمية بمكان لك و لغيرك ، فنصيحتي لكم و لنفسي ألا نتجاوز المرحلتين الأوليين ، و ألا نمر عليهما مرور الكرام
ما يلي هو تصورات شخصية ، من الخبرة و بعض الكتب ، و لا يجب اعتباره مرجع علمي ، و إنما هي تصوراتي و خبرتي أنقلها إليكم للنقاش حولها :

أولاً تحليل النظام :
تحليل النظام هو فهمنا للنظام المطلوب إنشاؤه
و لكي نصل إلي هذا الفهم :
1. نفهم قواعد نظام العمل
2. مواصفات احتياجات و متطلبات العميل
3. تخطيط مبدأي لشكل واجهة الاستخدام ( من ناحية طلبات العميل )
أو بمعني آخر هي مرحلة تجميع للبيانات الخاصة بالنظام المطلوب عمل برنامج له
و يمكن تصنيف المعلومات إلي :
1. المدخلات
2. المخرجات
3. النقاط الواجب مراعاتها
4. وصف عام لعمل البرنامج و مجاله أي ماذا سيغطي و ماذا لن يتطرق أليه هذا البرنامج _ و ما هي النقاط التي تؤثر فيه
5. رسم Flow Chart يمثل آلية نظام العمل
• و في نهاية هذه المرحلة يتم إعداد مستند يسمي مستند لتحليل النظام .
ثانيا تصميم النظام :
بناء علي مستند تحليل النظام تبدأ هذه المرحلة :
ملاحظة : أن هذا الكلام كله بعيدا عن التصميم و الجداول و الكائنات و الأكسس ككل ، و إنما مجرد وصف و تحليل منطقي للنظام ، و لا يرد ذكر الجداول إلا في المرحلة الأخيرة و هي بدء تنفيذ البرنامج ( تصميم الجداول)
باختصار ما يتم في هذه المرحلة هو تصميم البرنامج علي الورق ، أي تصور للبرنامج و إمكانياته و هيكله و أهدافه و قواعده و الحركة داخله ، و العمل اليومي عليه ، و تفاصيل شاشاته و استعلاماته و تقاريره
أو بمعني أبسط ، توثيق ما يتخيله المبرمج عن البرنامج قبل أن يبدأ التنفيذ .
و في هذا فائدة عظيمة لأن التوثيق مفيد سواء في حال الرغبة في التعديل بعد فترة أو حينما يكمل مبرمج آخر العمل في المشروع كما ذكرنا سابقا.

أحيانا أحب أن أسمي هذه المرحلة ( شخبطة البرنامج ) ، فإنما هي تنفيذ البرنامج و توثيق الفكر المتبع فيه و لكن علي الورق. أو أيضا بمعني آخر ترجمة و توثيق للمعطيات التي حصل عليها المبرمج ( علي الورق )
و توجد بعض الأساليب العلمية في التصميم مثل أسلوب علاقات الكائنات
Entity relationship diagram ERD و الذي يغني عن الخبرة في ترجمة التحليل و التصميم إلي تنفيذ ( جداول ) ، و سنعرض له في موضوع منفصل
و أحد التصورات عن مرحلة التصميم هي كالتالي
1- الوصف العام للنظام
a. وصف ملخص للنظام
b. أهداف النظام
نقاط محددة توضح فوائد النظام و الخدمات الني يقدمها
c. هيكله
هيكل تنظيمي Flow Shart يوضح الأجزاء الرئيسية للبرنامج ( من حيث التقسيم و ليس النماذج)
أي بمعني أكثر وضوحا الأعمال الرئيسية التي يغطيها البرنامج و التفاصيل التي تندرج تحت كل منها
القواعد العامة لاستخدامه
وصف عام و ليس تفصيلي لشاشات العرض
وصف عام لشاشات الإدخال
الانتقال بين الحقول و الاختصارات المستخدمة
قواعد عامة لكتابة المدخلات
قواعد عامة في النماذج
قواعد عامة في الطباعة و التقارير
قواعد تسمية الشاشات
قواعد تسمية التقارير
أنواع الصلاحيات المختلفة في البرنامج
2- الحركة داخل النظام
في هذا الجزء ، سيكون هناك شكل للشاشات و التقارير ( كروكي ) بدون تنسيق مصحوب بوصف للبيانات الموجودة في كل شاشة و بيانات الحركة منها إلي الشاشات المختلفة ، و بيان الصلاحيات المختلفة للتعامل مع كل شاشة و كل جزء منها إن وجد .
3- العمل اليومي و الدوري علي البرنامج
وصف للعمل اليومي علي البرنامج و ما يقوم به كل من المستخدمين
وصف للعمل الدوري علي البرنامج ( المهام التي يقوم بها المستخدم في نهاية كل فترة أو كل مرحلة من مراحل الاستخدام ) و ما يقوم به كل من المستخدمين ( مثل الجرد مثلا )
4- إدارة النظام
وصف للعمليات الخاصة بالإدارة و النقاط الواجب مراعاتها فيها
مثل النسخ الاحتياطي ، و التوجيه علي الشبكة ، ...
و بعد انتهاء هذا الجزء ، يبدأ الجزء الثاني من المرحلة الثانية و هو أل ERD كما سبق
أو تخطيها و القفز مباشرة إلي تصميم– و هذا الحل سيعتمد علي الخبرة أكثر من الترتيب العلمي للعمل ، و في حالة الدخول إلي التصميم مباشرة يجب الاهتمام بتوثيقه و شرحه شاملا التصميم و العلاقات و كيفية اختيارها
ثالثا التنفيذ
و هو الذي يبدأ بتحديد الهيكل العام للجداول و العلاقات
بعض الملاحظات الخاصة بالتسميات
• يجب كون التسميات للحقول و الكائنات بالإنجليزية ، و يفضل استخدام نسخة الأكسس ذات واجهة التطبيق الإنجليزية – و هذا ليس حبا في الإنجليزية و لكن لأن العربية لها مشاكل مع كتابة أكواد البيزيك .
• يجب وجود نظام ثابت للتسميات بمعني أنه علي سبيل المثال
في البداية كنت أفضل البدايات المختصرة للتسميات مثل :
كل النماذج تبدأ بحرف F – فيكون نموذج الموظفين اسمه FEMP أو F_EMP
كل التقارير تبدأ ب R و الاستعلامات تبدأ ب Q
و بعد عدة مناقشات لنظام تسميات طرحه الأخ أبو هاجر استنادا إلي موقع ميكروسوفت ، وصل المتناقشين إلي قناعة بأن هذا النظام هو الأفضل ألا وهو الموجود هنا
هناك بعض الاقتراحات الإضافية : للتسميات ، و هي ليس لها مرجع و لكن تفضيلات شخصية :
في حالة كون الحقل يعبر عن كود فيكون في نهايته C مثلا كود العامل EMP_C أو EMP-C أو EMPC مثلا
في حالة كون الحقل يعبر عن اسم فيكون في نهايته N مثلا كود العامل EMP_N أو EMP-N أو EMPN مثلا
في حالة كون الحقل يعبر عن وصف فيكون في نهايته D أو DES مثلا كود الحالة STATUS_D أو STATUS -D أو STATUS-DES


رابعا :المتابعة والتقويم
تعتبر المتابعة والتقويم من العمليات الهامة لضمان تنفيذ مشروع تطوير نظم المعلومات بكفاءة تامة ولتوفير العناصر اللازمة نحو تخطيط افضل له . ويمكن القول أن المتابعة والتقويم لا ينفصلان عن بضعهما البعض ، ولكن لهما اوجه مختلفة حيث يكمل أحدهما الأخر ، كما انهما معا يمثلان ركناً هاماً في دورة حياة المشروع . وتهتم كافة المستويات الإدارية بعمليات المتابعة والتقويم خلال دورة حياة مشروع نظم المعلومات بدءاً من مرحلة تعريف المشروع وتخطيطه وتصميمه الى مراحل تنفيذه وتشغيله
.(أ)المتابعة:
المتابعة هي مجموعة العمليات المستمرة للتحقق من أن تنفيذ مشروع نظم المعلومات يتم وفق الخطة المعتمدة وبالخطوات المتفق عليها لتحقيق الأهداف المرغوبة ، وان التنفيذ يتم بالكميات والنوعيات والتكلفة المقررة لذلك ، وفي حدود الإطار الزمني المطلوب ، وبالجودة العالية وفقا للمواصفات والتصميمات السابق وضعها . ففي المتابعة يتم مقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخططا ، وبالتحديد التحقق مما يلي :
1. أن التنفيذ يتم وفق المعدلات الزمنية السابق جدولتها .
2. أن تكلفة الأعمال في حدود الموازنة المعتمدة لذلك .
3. أن الخطوات التنفيذية تتم في إطار الإرشادات العامة والأصول الفنية .
4. أن الصرف يتم في الأوجه الصحيحة للإنفاق .
5. أن التنفيذ يتم بالجودة العلية المطابقة للمواصفات الفنية .
6. أن التنفيذ يتم بمعدلات الأداء النمطية السابق وضعها .
7. أن التنفيذ العيني مناسب للإنفاق ووفقا للموازنات التقديرية .
8. أن مشاكل التنفيذ وعقباته يتم تصويرها ونقلها الى الإدارة للتغلب عليها .

لذا يجري خلال المتابعة جمع بيانات عن الموقف التنفيذي لمشروع نظم المعلومات أثناء الانتقال من مرحلة إلى أخرى . وتختلف هذه البيانات حسب الغرض الذي يتم من أجله جمع هذه البيانات ، وكذلك حسب المستوى الإداري ف الهيكل التنظيمي الذي يحتاج إلى هذه البيانات . ثم يتم تحليل البيانات وإعداد تقارير المتابعة لعرضها على المستويات الإدارية المختلفة حتى تتمكن الإدارة من اتخاذ القرارات والقيام بالإجراءات التصحيحية . لذلك يجب أن تكون هذه التقارير دقيقة وممثلة للواقع ، وتعكس حقيقة الموقف التنفيذي للمشروع . كما يجب أن تشمل عناصر تقويم الأداء والمؤشرات الإحصائية . يوضح الشكل (20) عملية متابعة تنفيذ مشروع نظم المعلومات وما يتضمنه من مهام.
"ب" التقويم:
التقويم هو المحاولات المستمرة لمعرفة الآثار والنتائج المترتبة على تنفيذ كل مرحلة من مراحل تطوير مشروع نظم المعلومات أو حتى بعد الانتهاء منه وبدء تشغيله. وتتم عملية التقويم من خلال نقل صورة عما قد حدث بالفعل ونتائجه وأسبابه. وينقسم التقويم إلى نوعين رئيسين :
1- تقويم مراحل التنفيذ : وذلك بغرض معرفة ما اذا كان التنفيذ يتم وفق الخطة الموضوعة أم لا . وبذلك تتحقق المتابعة الفعالة في تحذير وتنبيه الإدارة بوجود مشكلات ، أو توقع مشكلات مستقبلية لمحاولة تدراكها واتخاذ الإجراءات التصحيحية للحفاظ على تقدم المشروع دون توقف . وعادة يتم تحليل أسباب حدوث مثل هذه المشكلات أثناء التنفيذ مثل : المشكلات الإدارية أو الفنية أو المالية أو البشرية أو الإجرائية … الخ، والخلوص بالدروس المستفادة لمنع حدوث مثل هذه المشكلات مستقبلا .
2- تقويم المشروع ككل : وذلك بغرض معرفة ما إذا كان المشروع بعد تشغيله قد حقق الأهداف المرجوة منه أم لا . وكذلك البحث عن الآثار غير المتوقعة التي قد تنتج عن تشغيل نظم المعلومات والتي لم تكن واضحة أثناء التخطيط. وعموما حتى يتحقق التقويم السليم لمشروع نظم المعلومات بوضوح وبصورة تمكن من قياس مدى تحققها.