بحث عن excel استخدام الاسماء والملاحظات - بحث علمى عن excel استخدام الاسماء والملاحظا

بحث عن EXCEL استخدام الاسماء والملاحظات - بحث علمى عن EXCEL استخدام الاسماء والملاحظات


1- تخصيص الأسماء وإستخدامها داخل الوظائف وحذفها :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــ
أفتح المستند (QTR1.XLS) وأحفظه بأسم أخر للتدريب على تخصيص الأسماء :-
أ- تخصيص الأسماء Defining Names :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــ
وهو أختيار منطقة بالمستند تسمى (RANGE) أو مدى وتخصيص أسم لهذه المنطقة . بحيث نستخدم هذا الأسم عند إستخدام هذه المنطقة مع أى معادلة أو وظيفة بدلا من كتابة مدى هذه المنطقة أو تعليمها ثانية .
مثلا: لو أن منطقة تشتمل على أرقام المبيعات لجميع الفروع فيتم تحديد أسم لها طبقا للخطوات الأتية :-
1- أختر الخلايا من (B5 إلى B9) .
2- أفتح FORMAT ثم أختر أمر (DEFINE NAME) فيظهر مربع حوار بأٍمه
3- وداخل المربع تحت خانة REFER TO المدى المختار والذى سيخصص له الأسم أكتب مبيعات ثم الأدخال
ملحوظة :
ــــــــــــــــ
أصبحت كلمة (مبيعات = المدى B9 : B5 ) ويمكن أن يكون الأسم عربى أو لاتينى ويصل حتى 255 حرف ولا يسمح بترك مسافات (فراغات) بداخلها . ويفضل ألا تتشابه مع عناوين الخلايا .
4- كرر الخطوات السابقة لتخصيص أسماء للخلايا الواقعة فى الأعمدة المجاورة على النحو التالى :-


المدى الأسم
ـــــــــ ـــــــــ
C9 : C5 ـــــــــــــــــــ مشتريات .
D9 : D5 ـــــــــــــــــــ كلى.
E9 : E5 ــــــــــــــــــــ مصروفات.
F9 : F5 ـــــــــــــــــــــ صافى.




ب-إستخدام الأسماء داخل الوظائف USING NAMES IN FUNCTIONS :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الوظيفة الجديدة (مبيعات) = SUM أسهل من الوظيفة = SUM (B5: B9)
وسنوضح كيفية إستخدام الأسماء التى خصصناها داخل الوظائف :-
1- أنقل المؤشر إلى الخلية (B11) .
2- من شريط الأدوات أنقر الأداة .ظهرت المعادلة فى شريط المعادلة + وظهر برواز منقط حول الخلايا التى تقع فى المدى (B5:B10) لاحظ أن المذكور داخل الوظيفة فى شريط المعادلة مضاء وهذا يعنى أنه بإمكانك تغييره .
3- أكتب مبيعات ثم الأدخال . دخل الأسم (مبيعات ) داخل الوظيفة وظهر المجموع (236706) فى الخلية (B11) وهذا يعنى أن الوظيفة SUM() جمعت الخلايا المسماة مبيعات .
4- أختر الخلية (C11) .
5- من شريط الأدوات أنقر الأداة .
6- أفتح قائمة ( FORMULA) ثم أختر أمر (PASTE NAME) يظهر مربع حوار بأسمه يشتمل على الأسماء الموجودة بهذا المستند .
7- أختر مشتروات ثم OK أو الأدخال .
8- إضغط مفتاح الأدخال أو أنقر المربع لقبول الوظيفة . دخلت الوظيفة فى (C11) وظهر المجموع 116736 فى الخلية .
9- كرر الخطوات من (4 إلى 3 مرات لإستكمال جميع الأعمدة E , D بنفس الطريقة ويظهر المستند هكذا بعد تنفيذ التمارين .

جـ- حذف الأسماء DELETING NAMES :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــ
إذا شعرت أن هناك أسماء غير ضرورية ولست بحاجة إليها تحذف كالتالى :-
1- أفتح قائمة FORMULA أختر أمر DEFINE NAME يظهر مربع حوار .
2- من خانة NAMES IN SHEET أختر الأسم .
3- أختر DELETE فيحذف الأسم .
4- OK أو الأدخال .
5- أحفظ المستند وأغلقه .




2- العناوين النسبية والمطلقة والمختلطة :USING RELATIVE AND ABSOLUTE AND MIXED CELL ADDRESSES
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
أ- العناوين النسبية :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
العناوين التى تنشاء داخل المعادلات تنشاء نسبية (RELATIVE) ولذلك يقوم البرنامج تلقائيا بضبط عناوين الخلايا عندما تقوم بنسخ معادلة تحتوى على العناوين النسبية لتناسب المكان الجديد الذى نسخت إليه .
وعند نسخ معادلة يخصص أكسيل عنوان الخلية / الخلايا المنسوخة منسوبة إلى الخلية التى تشتمل على المعادلة الأصلية التى نسختها .
فمثلا : إذا كانت معادلة فى الخلية G5 تظهر هكذا = SUM (B5:F5) ونسخت إلى الخلايا
G6 إلى G9 فإن المعادلة فى الخلية G6 تظهر هكذا =SUM (B6:F6)
وفى المعادلة G7 تظهر هكذا = SUM (B7:F7) وهكذا .



ب-العناوين المطلقة Absolute Cell Addresses :-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
أحيانا لا يناسبنا العناوين النسبية ونحتاج لتثبيت عنوان الخلية المنسوخة ليظهر فى جميع الخلايا المنسوخ إليها....فى هذه الحالة تستخدم عناوين مطلقة وهذا ما سنعرفه فى التمرين التالى:-
1- إنقل المؤشر إلى الخلية G5 .
2- أكتب المعادلة B5*B15 = ثم الأدخال .دخلت المعادلة فى الخلية G5 وحصلنا على الرقم 9193.8 وهو عبارة عن حاصل ضرب صافى المبيعات خلية (B5) فى معدل الربح خلية (F15)
3- تأكد أن الخلية G5هى المختارة ثم ضع المؤشر عند المربع الصغير الموجود فى الركن اليسار
السفلى من البرواز المحيط بالخلية (Fill Handl) يتحول المؤشر إلى علامة + .
4- أسحب المؤشر بعد تحويله إلى علامة + لأسفل حتى تصل إلى الخلية G9 ثم أرفع يدك من على الزر فتحصل على حاصل ضرب (صفر X جميع الخلايا المنسوخ إليها ) وهناك خطأ ؟.
5- إنفل المؤشر إلى الخلية G6 وأنظر المعادلة فى شريط المعادلة فتظهر المعادلة هكذا
B6 * B16 = لأن أكسيل قام بضبط المعادلة تلقائيا لتناسب المكان الجديد بإستخدام المفهوم التلقائىلنسخ المعادلات وهو العناوين النسبية . ولأن الخلية B16 لا تشمل على بيانات فقد حصلنا على الرقم (صفر) كنتيجة للمعادلة أذن لابد من إستخدام العناوين المطلقة فى المعادلة لتصحيح هذا الخطأ .

وهناك طريقتين لتصحيح هذا الخطأ :-
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــ
1- إستخدام مفتاح (F4) :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
لتثبيت عنوان الخلية التى تشتمل على معدل الربح فى جميع المعادلات أتبع الأتى :-
1- أختار الخلية F5 .
2- إضغط مفتاح (F2) ثم تنشيط المعادلة لتعديلها .
3- إضغط على مفتاح (F4) تحول عنوان الخلية (B15) من نسبى إلى مطلق 0نفهم ذلك من علامة الدولار التى تظهر قبل حرف العمود ورقم السطر (حيث يعنى ذلك تثبيت العمود ) وظهورها قبل رفم السطر يعنى تثبيت السطر - وظهورها قبل كليهما يعنى تثبيت الخلية التى تقع عند إلتقاء السطر والعمود .
4- أنقر مربع أو الأدخال أصبحت المعادلة تقرأ هكذا = B5*$B$15 وفى هذه المعادلة العنوان B5 عنوان نسبى ، والعنوان B15 عنوان مطلق .
5- أعد نسخ محتويات الخلية G5 فى الخلايا من G6 إلى G9 (نحصل على النتيجة الصحيحة).
6- إنقل المؤشر إلى الخلية G6 نجد أن العنوان المطلق $B$15 لم يتغير وهكذا فى بقية الخلايا المنسوخة .

ملحوظة :
ـــــــــــــــــ
إذا كررت الضغط على المفتاح F4 أثناء تنشيط حالة التعديل تظهر حالات أخرى للإشارة إلى العناوين . حالة للعنوان المطلق - حالة للعنوان النسبى - حالتان للعنوان الختلط .


إستخدام أسم داخل المعادلة :
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
لأن إختيار أسم الخلية يخصص هذا الأسم للخلية فقط فإن أستخدام الأسم داخل المعادلة يعنى أيضا تثبيت العنوان الذى يشير إليه الأسم وبالتالى إستخدامه كعنوان مطلق Absalute .

تبعا للخطوات الأتية :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- إنقل المؤشر إلى الخلية B15 .
2- أفتح قائمة Formula ثم أختر أمر Define Name تحصل على مربع حوار بأسمه .
3- أكتب (ربح) ثم ok أوالأدخال فيتم تخصيص الأسم (ربح) للخلية (B15 ) وظهر فى مكان عنوان الخلية .
4- إنقل المؤشر للخلية G5 .
5- إضغط مفتاح F2 أوG5 أو أنقر شريط المعادلة(فيتم تنشيط حالة التعديل) .
6- إضغط مفتاح (Back Space ) وكرر الضغط حتى تمحى المحتويات السابقة ثم أكتب من جديد B5* =
7- أفتح قائمة Formule ثم أخترPast Name يظهر مربع حوار .
8- أختر ربح ثم الأدخال فتعود للمستند وتصبح شكل المعادلة *= B5: ربح .
9- إضغط الأدخال أو أنقر مربع تحصل على نفس النتيجة وهو الرقم 9193.8
10- أنسخ المعادلة فى الخلايا من [G9 إلى G6] تحصل على نفس النتيجة السابقة
11- إنقل المؤشر للخلية G6 لذى المعادلة الجديدة تظهر المعادلة *= B6 ربح فى شريط المعادلة .

جـ- العناوين المختلطة Mixed Cell Addresses :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
تستخدم لكى تثبت رقم السطر فقط أو العمود مع الأبقاء على الأخر نسبيا . وهى تشتمل على علامة دولار واحدة إما (أمام رقم السطر أو ترتيب العمود ) .
إذا أردت تثبيت (رقم السطر) بصرف النظر عن مكان نسخ المعادلة = أكتب علامة الدولار قبل رقم السطر فقط إذا أردت أن يتولى أكسيل (ضبط وإختيار رقم السطر) تبعا لمكان نسخ المعادلة داخل المستند = لا تكتب علامة الدولار أمام رقم السطر .
وإذا أردت تثبيت (العمود) بصرف النظر عن مكان نسخ المعادلة = أكتب علامة الدولار قبل الحرف الدال غلى العمود فقط .

والجدول التالى يوضح أمثلة لأنواع العناوين التى يمكن إستخدامها :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــ
عنوان الخلية نوع العنوان معناها
B5 عنوان نسبى عند نسخ أو نقل المعادلة يتم ضبطها منسوبة إلى هذا المكان.
$B$5 عنوان مطلق تشير المعادلة دائما إلى هذا العنوان بصرف النظر عن مكان نسخها أو نقلها
B$1 عنوان مختلط يجب أن تستخدم المعادلة السطر رقم 1 دائما -أما العمود فيتم إختياره تبعا لموقع نسخ أو نقل المعادلة .
$B5 عنوان مختلط يجب أن تستخدم المعادلة العمود 5 دائما-أما السطر فيتم إختياره تبعا لموقع نسخ أو نقل المعادلة .



3- إستخدام الملاحظات USING CELL NOTES :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــ
يستخدم الملاحظات إذا أشتمل المستند على :
معادلات كثيره يصعب تذكر الهدف منها . وذلك لتسهيل التعامل مع المستند .

أ- إضافة الملاحظات ADDING CELL NOTE :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- أفتح المستند NOTES.XLS .
2- إنقل المؤشر إلى الخلية G5 .
3- أفتح قائمة FORMULA ثم أختر أمر NOTE يظهر مربع حوار فيه الأتى :-
عنوان الخلية المختارة فى الخطوة رقم (1) ويشتمل على مربعين :
الأول = بأسم NOTES IN SHEET لإظهار أسماء الملاحظات الموجودة بالمستند .
الثانى = بأسم ,,,, NOTE لكتابة الملاحظة التى تريد إضافتها للخلية حيث تظهر IP تلقائيا فى خانة ,,,, NOTE للكتابة مباشرة .
4- أكتب : تشتمل هذه الخلية على معادلة تستخدم الأسم (ربح) وهو الأسم المخصص للخلية B15 . ويقوم هذا الأسم مقام العنوان المطلق لأن معدل الربح ثابت .
إذا أردت الأنتقال إلى سطر جديد إضغط مفتاح (CTRL + الأدخال) وإذا حدث خطاء إستخدم المفتاح (BACKSPACE) لتصحيح الخطاء ومعها مفاتيح تحديد اللغة .
5- عند الأنتهاء من كتابة الملاحظة إضغط الأدخال . تعود للمستند ولن يظهر شىء .



ب- تعديل الملاحظة EDITING NOTES :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــ
1- أنقل المؤشر للخلية G5 التى بها الملاحظة .
2- أفتح قائمة FORMULA ثم أختر أمر NOTE يظهر مربع حوار .
3- أنقل المؤشر إلى خانة CELL NOTE وقم بإجراء التعديل المطلوب بـIP داخل الخانة .
4- بعد الأنتهاء من التعديلات إضغط الأدخال للتخزين أو (ESC للإلغاء التعديلات) .
ملحوظة :
ـــــــــــــــ
لإظهار مربع CELL NOTE إضغط الخلية بالفأرة مزدوجا .

جـ- إظهار الملاحظات DISPLAYING CELLS NOTE :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــ
1- إنقل المؤشر للخلية G5 التى بها الملاحظة .
2- أفتح قائمة OPTIONS ثم أختر منها WORK SPACE يظهر مربع حوار به إختيارات كثيرة .
3- إختار INFO WINDOW تظهر علامة ثم الأدخال أو OK . يختفى مربع الحوار وتظهر نافذة داخل المستند بعنوان INFO تشتمل على معلومات وافية عن الملاحظة تشمل عنوان الخلية ونص المعادلة التى تشتمل عليها ونص الملاحظة المتصلة بها لأن الملاحظة تظهر داخل نافذة يمكن التعامل معها بالتحجيم والنقل مثل نوافذ ويندوز .
4- يتم أغلاق النافذة من صندوق التحكم .

د- تعليم خلايا الملاحظات MARKING CELLS :
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
يمكن تعليم الخلايا التى تشتمل على ملاحظات لسهولة التعرف عليها هكذا :-
1- أفتح قائمة OPTIONS ثم أختر أمر WORKSPACE يظهر مربع حوار .
2- أختر NOTE INDICATOR تظهر علامة إضغط الأدخال أو OK . يختفى المربع الحوارى وتظهر نقطة حمراء فى الركن اليسار العلوى من مربع الخلية -يتسبب النقر المزدوج على الخلية فى إظهار مربع CELL NOTE .
3- أحفظ المستند وأغلقه .