اتيكيت الدردشة فى العمل ، طريقة الكلام مع الزملاء ، كيفية الدردشة مع الزملاء
معظمنا يمضى فى عمله ساعات اكثر مما يمضيها مع اسرته لذا لا يمكن ان يصبح ساعات العمل مقتصره على العمل فقط بل يتخللها بعض الاحاديث التى تدخل ضمن الدردشة والتى تعد جزءا لا يتجزا من حياتنا، فقد تصادف زميل فى المصعد او فى الممر المؤدي للمكتب او تضطر لمفاوضة عميل للشركة
ورغم ذلك يتجنب العديد من الاشخاص تلك الدردشة والمزاح مع الزملاء لانهم يحسون انها مجرد حديث سطحي ولشعورهم بعدم الامان حيث يجدون انفسهم عاجزين عن معرفة ماذا ينبغي عليهم ان يقولوا
وتقدم دكتورة بسنت شركسي أستاذ الاتيكيت والذوق بعض النصائح التى تحكم فن الحديث القصير فى العمل
الدردشة: هي مفتاح القدرة على تكوين علاقات مع الآخرين والاقتراب منهم في مجال العمل، يظهر الشخص بمظهر الواثق بنفسه. لذلك لا يمكن للمرء الاستغناء عن الدردشة في الحياة الوظيفية، فمن لا يجيد فن "الحديث القصير" ، سرعان ما يصبح بغيضاً بنظر الآخرين، لأنّ الدردشة تُعد بمثابة مفتاح لكل الأبواب المغلقة، كما أنّها تسهم في خلق جو لطيف في بيئة العمل.
اختيار الموضوعات: أهم شرط في نجاح "الحديث القصير" هو اختيار الموضوعات ذات الطابع الإيجابي، ومن يجد في الحديث عن حالة الطقس موضوعاً مستهلكاً، يمكنه على سبيل المثال البحث عن اهتمامات مشتركة بينه وبين الطرف الآخر، بحيث تكون هناك على الأقل نقطة مشتركة.
تحدث عن نفسك: تمهيداً للدردشة ينصح اختصاصيو علم النفس بأن يتحدث المرء عن نفسه وما يحبه ويفضله، فمن الجيد دائماً أن يتم إفشاء بعض المعلومات الشخصية، مثل ذوقه في بعض الأمور على سبيل المثال، ومن الجمل المحتملة "يعجبني اللون الجديد لجدران المكاتب".
لا تتعمق في التفاصيل: لكن ذلك لا يعني أن يتعمق المرء في تفاصيل حياته الشخصية، خصوصاً الأمور السلبية التي يكون لها صدى سيئ، ومنها مثلاً الشجار مع الزوجة أو مرض الأطفال أو الشكاوى الشخصية التافهة.
ابتعد عن المحظورات: تعد السياسة والدين والمسائل المادية من الموضوعات المحظورة. ويفسر خبراء الإتيكيت السبب في ذلك بقولهم إنّ "مرحلة الدردشة تخلو من المضمون". وقد يشعر الطرف الآخر بعدم الثقة والأمان في حال بادره أحدهم بالحديث في تلك الأمور، لذا قد ينسحب. ويجب تفادي هذا الأمر تماماً لدى التحدّث مع المدير أو العملاء.
تلطيف الجو: لكن قد يشعر الموظف أحياناً بحاجة ماسة لمناقشة موضوعات مهمة مع المدير، في هذه الحالة ينبغي تلطيف الجو من خلال دردشة بسيطة في بادئ الأمر. ويحذر الخبراء من مغبة الدخول في الموضوع مباشرة دون تمهيد. ويمكن للموظّف التحدّث مع المدير في البداية عن المقصف الجديد أو الطقس الصيفي تمهيداً لسؤاله عن زيادة الراتب مثلا
اللياقة والتهذيب: من الأمور الأساسية الواجب مراعاتها عند التعامل مع زملاء العمل وشركاء الأعمال التعامل بلياقة وتهذيب. ولا يقتصر الأمر على المهذبين من الناس، بل يتعداه إلى التعامل مع أشخاص فظين وغير مؤدبين، وهنا تكمن براعة الموظّف في التعامل مع تلك النماذج بأدب ولياقة. يقول خبراء الإتيكيت إنّ هناك طريقة أخرى للتعامل مع مثل هذه المواقف بلياقة من خلال أن تقول مثلاً بكل وضوح: "أشعر بأنّ هناك ثمة هجوماً في حديثك معي، وهذا لا يعجبني". وهنا سيلاحظ الطرف الآخر أنّه تمادى في الحديث أكثر من اللازم.
التعامل مع غضب الآخرين: خير مثال على هذه الحالات هي المكالمات الهاتفية مع شركاء العمل أو العملاء أثناء ثورة غضبهم، ففي كثير من الأحيان لا يريد الشخص المتصل سوى التخلص من الإحباط، لذلك من الأفضل أن يتم تجاهل الأمور الجانبية، وقد يكون من المفيد الاستفسار بلباقة عما حدث. ويشدد خبراء فنّ الإتيكيت على ضرورة أن يتدرّب الموظفون على كيفية التعامل مع العملاء أثناء ثورات الغضب، حيث ينبغي دائماً على الموظف أن يحاول تفهم هذا الأمر وعدم الدخول في نقاشات أخرى مع العملاء.
التحلي بسعة الصدر: كيف تتصرف إذا صادفت عميلاً ثرثاراً؟ ضروري أن يتحلى الموظف بسعة الصدر عند التعامل مع مثل هذا النموذج من العملاء الذين يميلون إلى تجاذب أطراف الحديث. فسياسة الشركات التجارية هي معاملة العميل باحترام شديد وإعطاؤه كل الاهتمام والأولوية، ومن هذا المنطلق لا يجوز أن يصده الموظف ويحاول التخلص منه بحجة الانشغال في العمل. كما أنّه من غير اللائق مواصلة الموظف للعمل مرّة أخرى بينما لم ينته العميل من حديثه بعد، حيث من الضروري أن يحظى العميل باهتمام وإنتباه الموظّف الكاملين. ومن الواجب أيضاً أن يعبر الموظف عن إنصاته التام للعميل قولاً وفعلاً. ومن ضمن السلوكيات التي يجب على الموظّف اتباعها أثناء الحديث مع العميل النظر في عينيه والرد بعبارات يفهم العميل من خلالها أنّ الموظّف كله آذان مصغية.
ضيف العمل: ويسري الأمر نفسه عندما يستقبل الموظف في الشركات التجارية ضيف عمل في الشركة أو المكتب، لأنّ قواعد الإتيكيت تُقدم الاهتمام بالضيف على إنجاز مهام العمل الملحة. فعند الضرورة يجب أن تعهد إلى زميل آخر بإنجاز مهام العمل، كي يتاح لك المزيد من الوقت مع العميل، فالدردشة مع العميل أو ضيف العمل ليست هدراً لوقت العمل، بل إنّها مهمة وضرورية لوضع أساس قوي للعلاقات التجارية مع العملاء.
الإثنين 15 مايو - 11:57
